Порядок хранения первичных документов, архивирования и уничтожения

Без первоначального документа не обходится ни одна хозяйственная операция. Ведь именно с него бухгалтер может почерпнуть основную для бухгалтерского учета этой операции информацию. То есть узнать, к примеру, кто, что, сколько, у кого и почем купил. А учитывая важность для учреждения таких на первый взгляд незначительных бумажек, законодательство предусматривает строгие требования к их хранению, восстановление, архивирование и уничтожение.

Как определено в настоящее время в Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV (далее - Закон о бухучете), первичный документ - это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление.

Заметим, что Законом Украины от 03.11.2016 № 1724-VIII (далее - Закон № 1724) внесены изменения в Закон о бухучете. В соответствии с ними с 03.01.2017 по определению термина «первичный документ» изъято фразу «подтверждает ее осуществления».

Кроме этого, детальное определение срока приводится в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее - Положение № 88).

Пользуйтесь консультацией: Добровольно-принудительные сервисы фискальной службы, или Стоит ли бороться с дополнительными соглашениями к договорам о признании электронных документов

Поэтому пока первичным документом считают документ:

  • который имеет письменную или электронную форму;
  • в котором зафиксирован факт проведения хозяйственной операции.

(!) Не забывайте, что к первичным документам упомянутый приказ Минфина относит также распоряжения и разрешения администрации (собственника) на проведение хозопераций.

Единого перечня документов, которые считаются первичными, к сожалению, нет.

Однако законотворческие четко прописали относительно обязательных реквизитов, которые должны содержать первичные документы.

Обязательные реквизиты первичных документов

Закон о бухучете устанавливает требования к обязательным реквизитам первичных документов, а именно:

  • наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ,
  • название документа (формы),
  • дата и место составления,
  • содержание и объем хозяйственной операции,
  • единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и / или стоимостном выражении),
  • должности и фамилии лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,
  • личный или электронная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в проведении хозяйственной операции.

Уже упомянутым нами Законом № 1724 законотворцы внесли изменения и в обязательных реквизитов первичных документов. С нового года, точнее с 3 января 2017 года, в в первичных документах можно не указывать место сборки. Кроме того, из перечня реквизитов, по которым согласно Закону о бухучете можно идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции, изъято аналог собственноручной подписи или подписи, приравненного к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи».

Читайте статью: КАК ПОЛУЧИТЬ электронной цифровой подписи

Требования к хранению первичных документов

В Налоговом кодексе Украины (НК) является прямое требование об обязательстве учреждения как налогового агента хранить первичные документы. Так, в подпункте «б» пинкту 176.1 НК указано, что налогоплательщики обязаны, в частности, хранить в течение срока давности, установленного ПК, документы первичного учета.

Кроме того, чтобы подтвердить данные, указанные в налоговой отчетности, учреждение обязано:

  • вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 НК);
  • обеспечить хранение, в т. ч. первичных документов, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления - с предусмотренного Налоговым кодексом предельного срока представления такой отчетности (п. 44.3 НК) .

Если же говорить о первичные документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного разбирательства, то они должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и / или решения дела судом, но не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются эти документы, а в случае ее непредставления - с предусмотренного ПК предельного срока представления такой отчетности.

(!) Стоит отметить, что указанные сроки хранения документов являются минимальными, их нельзя сокращать.

Если же речь идет об электронном документообороте, то требования к нему не менее строгие. И сроки хранения документации на электронных носителях тождественны срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

А опрометчивое обращение с первичными документами или вообще их потеря только придаст учреждении лишних хлопот. Ведь учреждение, в котором утрачен, поврежден или досрочного уничтожен первичный документ, должен в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета. Более того, ей придется восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем ​​поступления уведомления в контролирующий орган.

Строгие требования к хранению указанных первичных документов устанавливает не только ПК. Закреплены они и в Перечне типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее - Перечень ).

Сроки хранения документов в Перечне дифференцированно по двум группам.

Сроки хранения документов в Перечне дифференцированно по двум группам

Читайте статью: Юридическая сила электронного документа

К первой группе относятся организации, в деятельности которых создают документы Национального архивного фонда (НАФ). Это государственные и коммунальные организации. Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня.

(!) Как предусмотрено пунктом 2.4 Перечня, государственные и коммунальные организации - источники формирования НАФ - передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивных отделов городских советов в обязательном порядке, а другие организации - на основании соглашений между владельцем документов и соответствующей архивным учреждением.

Вторая группа включает организации, в деятельности которых не создают документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций представлены в графе 4 Перечня.

В соответствии с пунктом 336 раздела I «Документы, создаваемые в управленческой деятельности» Перечня, первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах должны храниться в течение трех лет при условии завершения проверки контролирующими органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В этом пункте говорится о кассовых, банковские документы, ордера, сообщение банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.

К тому же в случае возникновения споров (споров), возбуждение уголовных дел, открытие судами производства по делам - такие документы хранятся до принятия окончательного решения.

Ответственность за нарушение хранения первичных документов

Если налогоплательщик не обеспечил хранение первичных документов в течение установленных сроков их хранения, статья 121 НК предусматривает наложение штрафа на такого плательщика в размере 510 гривен.

Персональная ответственность по закону о бухучете возлагается на должностное лицо, осуществляющее руководство учреждением в соответствии с законодательством и учредительными документами:

  • за организацию бухгалтерского учета;
  • за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах;
  • за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет.

Поэтому учреждение должно принимать все необходимые меры для надлежащего хранения первичных документов в течение установленного срока и, как видим, ее руководитель должен быть заинтересован в этом лично.

Первичные документы на территории Крыма и проведения АТО

По хранению первичных документов на территории Крыма и территории проведения АТО, то законодательство не содержит исключений и преференций в части наличия, хранения, восстановления таких документов на указанных территориях.

В частности, нормы НК не содержат положений об освобождении налогоплательщика от обязанности восстановления документов, хранящихся на территории свободной экономической зоны «Крым». Об этом напоминает и ДФС в письме от 07.09.2016 № 19342/6 / 99-99-15-02-02-15. Если же налогоплательщик не обеспечит хранения документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных сроков, ему придется собирать деньги на штрафы.

Если же налогоплательщик не обеспечит хранения документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных сроков, ему придется собирать деньги на штрафы

Пользуйтесь консультацией: Особенности отражения в бухучете расходов, не подтвержденных первичными документами контрагентов

По вопросам восстановления первичных документов, хранящихся в зоне проведения АТО, следует руководствоваться Законом Украины «О временных мерах на период проведения антитеррористической операции» от 02.09.2016 № 1669-VII. Статьей 10 этого Закона предусмотрено, что в течение срока действия Закона единственным надлежащим и достаточным документом, подтверждающим наступления обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора), имевших место на территории проведения АТО, как основания для освобождения от ответственности за неисполнение обязательств, является сертификат Торгово-промышленной палаты Украины.

Ни нормы НК, ни нормы этого Закона не содержат положений, которые бы освобождали налогоплательщика от обязанности восстановления документов и соблюдения других требований, определенных ПК.

Стоит вспомнить и о пункте 8 раздела I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 02.09.2014 № 879. Он обязывает учреждения, расположенные на временно оккупированной территории и / или на территории проведения АТО, провести инвентаризацию в случаях, обязательных для ее проведения, тогда, когда станет возможным обеспечить безопасный доступ уполномоченных лиц к активам, первичных документов и регистров бухгалтерского учета. Для этого установлены также сроки - инвентаризацию следует провести по состоянию на 01 число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия доступа к активам, первичных документов и регистров бухгалтерского учета, и отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете соответствующего отчетного периода.

Как восстановить потерянные первичные документы

Если учреждении нужно восстановить утраченные документы, совершать она, как указано в Положении № 88.

В частности, когда первичные документы пропали или уничтожены, руководитель учреждения письменно сообщает об этом правоохранительным органам. Затем своим приказом (распорядительным документом) назначает комиссию для:

  • установление перечня документов, которые потеряны или уничтожены;
  • расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится учреждение, а также государственной налоговой инспекции в 10-дневный срок.

Как правильно хранить и уничтожать первичные документы

Первичные документы, прошедшие обработку, подлежат обязательному передаче в архив, а к тому должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Хранение первичных документов, прошедших обработку и были основанием для составления отчетности, а также оформление и передачу их в архив обеспечивает руководитель бухгалтерской службы.

Единые требования по созданию управленческих документов и работы со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, учреждениях и организациях устанавливают Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее - Правила).

Читайте статью: Адвокаты призывают запретить безосновательное блокирование электронной отчетности

Они предусматривают:

  • во-первых, что документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях;
  • во-вторых, что изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.

Для проведения экспертизы документов образуются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Заметим Правилами запрещено изымать документы для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности.

(!) Срок хранения документов исчисляется с 01 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в 2014 году, начинается с 01 января 2015 года.

На основании перечней дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов, в архиве составляется акт об изъятии для уничтожения документов. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2016 году, могут включаться в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2022, с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения.

Образец заполнения Акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ см. здесь.

Акт составляется в двух экземплярах, как правило, на дела всей организации.

Если к акту об изъятии для уничтожения документов не внесли первичную финансовую и бухгалтерскую документацию, к нему прилагается справка о проведении проверки органами ДФС по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики , предприятий и организаций, получавших средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или коммунальное имущество, - ревизии, проведенной органами государственной контр Ольне-ревизионной службы по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. Справку подписывают руководитель учреждения и бухгалтер.

Внимание! (!) Уничтожение неревизованних (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается.

Акты утверждает руководитель учреждения, после чего документы можно уничтожить. Дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения.

источник: